Les solutions de réservation de salles

De nos jours, programmer des réunions fait partie de notre quotidien, il suffit de programmer un créneau dans son agenda, d’ajouter les invités, et… de réserver une salle. C’est à ce moment que tout peut basculer en fonction du système choisi par votre entreprise ainsi que selon son intégration dans le SI de celle-ci !

Actuellement, le nombre de solutions permettant de réserver des salles de réunion est en pleine expansion, mais quels sont les apports de cette solution ? Et quels sont les acteurs principaux sur le marché ?

Valeur ajoutée & vision globale du marché

Avec l’émergence de la flexibilité du travail, et le télétravail, l’aménagement des salles de réunion a été repensé favorisant de plus petites salles de réunion, en plus grande quantité, et équipées de matériel moins coûteux afin d’encourager la collaboration via les appels audio et vidéo.

La mise en place de solutions d’affichages pour les salles de réunion est bien plus qu’un simple confort pour une entreprise qui met en avant le travail collaboratif.

Grace à ces équipements il est possible d’optimiser l’occupation des salles de réunion par l’intermédiaire d’envoi d’Email programmé de rappel et de suppression de réunion sans confirmation.
En complément, les données générées par les outils de statistique de ces solutions permettent de constater une soussur utilisation des salles de réunions, d’envisager une utilisation tactique des espaces de travail et des projets d’aménagements des locaux en relation avec le besoin identifié.

Outre le fait d’être compatible avec les principaux outils d’agenda (Outlook, Google, Lotus Notes), les boitiers de réservation de salle sont facilement installables sur un mur ou une paroi vitrée. Grace à la technologie POE un câble unique suffit pour les alimenter et les connecter au réseau (à condition de posséder des switchs réseau avec des ports POE). Les matériaux utilisés pour la conception des boîtiers assurent le refroidissement nécessaire pour garantir le bon fonctionnement de l’appareil. Actuellement deux types d’écrans sont disponibles sur le marché: 80% des écrans sont de type LCD en couleurs mais il est également possible de trouver des écrans E-ink en nuance de gris. Ces écrans présentent l’avantage d’une faible consommation électrique et communiquent par Wifi ne nécessitant ainsi pas de câble.

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En cas de dysfonctionnement des appareils, une notification est directement envoyée au service concerné. L’écran avertit également les organisateurs afin que ces derniers recherchent une autre salle disponible rapidement. La maintenance des équipements s’effectue par l’intermédiaire d’une interface centralisée On premise ou dans le Cloud.

La mise en place de ce système permet également de réduire les perturbations, conflits et stress induits par la recherche de dernière minute d’une salle de réunion. Il n’est plus nécessaire d’ouvrir les portes de salles de réunion une afin d’en connaître l’occupation, dérangeant ces occupants par la même occasion, ou même de se voir chasser de la salle de réunion que vous occupiez. Il est également possible d’installer des applications permettant de réserver une salle depuis son téléphone mobile.
La disponibilité des salles, affichée sur les boîtiers, est rapidement visible en parcourant les couloirs des locaux. Les boîtiers garantissent de se trouver dans la bonne salle, grâce à un affichage en temps réel sur l’écran signalant le nom de l’organisateur.

Plusieurs entreprises se sont lancées dans la course du « Roombooking », cependant parmi ces sociétés certaines ont décidé d’en faire leur centre d’activités. On y retrouve notamment SteelCase, Evoko, Condeco, ViaDirect et bien d’autres.

Ces entreprises proposent des solutions d’affichage externe afin de connaître l’état d’utilisation d’un espace de travail depuis n’importe quel endroit : hall d’accueil, à la sortie d’un ascenseur, dans des espaces de détentes et surtout à l’entrée de la salle concernée.

En effet, cet écran permet de connaître la disponibilité de la salle (libre, occupée, réservée…), et éventuellement l’objet de la réunion, les participants, les équipements à disposition, les réservations prévues et à venir…

Zoom sur trois acteurs du marché

1.   Steelcase :

Fondée en 1912 initialement sous le nom de « The Metal Office Furniture Company », Steelcase compte aujourd’hui près de 12 000 employés. Steelcase est une entreprise spécialisée dans l’aménagement d’espace de travail et de mobilier de bureau.

Avec RoomWizard, Steelcase propose une solution logicielle s’interfaçant avec O365 pour réserver des salles que vient compléter un boîtier tactile qui se place à l’extérieur de la salle pour  en connaître la disponibilité en temps réel grâce à ces barres de statuts vert et rouge.

La solution RoomWizard inclut une console d’analyse de fréquence d’utilisation des salles de réunion et un générateur de rapport.

2.   Evoko :

Evoko qui a su séduire par ses fonctionnalités et son design est actuellement le leader du marché. Il s’agit d’une compagnie technologique d’origine Suédoise qui a pour but de moderniser les espaces de travail afin de les rendre plus efficients. Les premières solutions furent commercialisées en 2009. La plus connue de leur solution est Liso distribué en France par COMIL.

Evoko Liso propose un choix d’écrans tactiles ou non permettant d’afficher des informations détaillées avec des voyants sur l’ensemble des contours du boitier. Il est également possible de réserver directement depuis le boitier, manuellement ou via un lecteur de carte d’accès RFID qui permet de gérer les réservations par simple contact. La facturation est en One Off, il n’y a donc pas de coût récurrent lié aux mise à jours ou à la maintenance.

3.   Condeco :

Créée en 2005 par Pau Statham à Londres, Condeco compte aujourd’hui 450 employés dans le monde. Les écrans tactiles de réservation de salles de réunions de Condeco ont un Design plus sobre que ces homologues mais offre des fonctionnalités innovantes tel que la réservation par Bluethooth, l’affichage des équipements disponibles dans la salle de réunion,  la personnalisation du fond d’écran, l’économiseur d’énergie et une fonctionnalité originale le « Mode URL » qui permet d’utiliser temporairement ces équipements pour faire la promotion d’un événement. Les rapports générés sont directement  exploitables sous PowerBI.

Conclusion

En conclusion, le marché des écrans tactiles d’affichage et de réservation de salles est en pleine expansion et accompagne les réflexions actuelles des DSI de meilleure gestion de l’espace au sein de leurs locaux.

Afin que ce matériel prenne tout son sens au sein de l’entreprise, HeadMind Partners peut vous accompagner à bien choisir le degré d’intégration au sein du SI et s’assurer de sa bonne interopérabilité avec celui-ci.

Article écrit par James DUPUY (Consultant Senior) & Steven ASSAD (Consultant),  membres de la BCOM Digital Workplace