Comment préparer son réseau en vue d’une migration vers Office 365 ?

Opter pour une migration vers Office 365 représente aujourd’hui, pour les entreprises, un enjeu primordial en termes de performance et de compétitivité. L’accès au Cloud apporte aux entreprises une meilleure productivité, offre une meilleure disponibilité au réseau et améliore la collaboration et les processus de travail au sein de chaque organisation.

Mais attention, la transition vers Office 365 se prépare et s’organise ! D’après une étude menée par Informatique News en janvier 2018, « 84% des entreprises ont tendance à péricliter dans les quatre ans qui suivent leur transformation numérique ».

Préparer sa transition vers 0365

La première question importante à laquelle les organisations doivent répondre est de savoir quels vont être les utilisateurs finaux d’Office 365 ?

Pour y répondre, HeadMind Partners a structuré une méthodologie. La première étape est l’organisation d’ateliers avec toutes les directions de l’entreprise. L’objet est d’évaluer l’ensemble des impacts d’une migration vers Office 365, de lister les actions pour minimiser les risques et d’identifier les bénéficiaires. De ces ateliers, seront ensuite définies les différentes phases de migration à réaliser, ainsi que l’identification des exigences en matière de sécurité, d’archivage, de découverte électronique et de conformité.

La 2^ème étape de cette phase d’étude et de préparation est de cibler les services Office 365 adaptés aux besoins et aux usages des utilisateurs, parmi toutes les différentes catégories de services proposées par Microsoft. L’objectif étant de sélectionner la solution la plus en phase avec les capacités actuelles et futures de l’entreprise.

La 3^ème étape, qui peut être conduite en parallèle de l’étude des licences, consiste pour l’entreprise à se préparer à la migration de ses données. Il s’agit là d’identifier et de répertorier précisément les données qui seront à migrer, archiver ou supprimer et leur associer une priorité avant de procéder à la phase de migration. Durant cette phase, nous alertons souvent nos entreprises-clientes sur le volume de données conséquent que représentent les e-mails. Car comme le rapporte Informatique News, « les e-mails enregistrés sont responsables d’une augmentation de 30% du temps nécessaire à la migration des données vers Office 365, ainsi que l’augmentation des coûts correspondante. »

Lors d’une migration vers Office 365, les entreprises doivent aussi tenir compte de problématiques réseau. Par exemple, avec la solution Office 365, de nouveaux services tels que Skype Enterprise et Teams peuvent être proposés. L’impact sur le réseau n’est pas neutre. C’est donc en prenant en compte tous les différents cas d’utilisation et les nouveaux usages qui en découleront que le réseau pourra être remédié et dimensionné de façon optimale.

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Lancer sa transition vers 0365

Par expérience, de nombreux écueils sont à éviter lors de la migration 0ffice 365 :

• Le lancement d’un RFI (Request For Information) va permettre d’identifier les points éventuels de blocage techniques ou/et financiers, quant à la faisabilité d’un tel projet.
• La transition vers le Cloud demande à l’entreprise une certaine compréhension de ce nouvel environnement. L’entreprise doit être alertée sur les changements à opérer notamment en matière de sécurité, d’archivage et de sauvegarde.
• Une migration implique de prendre en considération et anticiper certaines contraintes techniques, tel que la bande passante. Pour pouvoir mesurer les impacts sur les nouveaux services implémentés, l’entreprise doit impérativement identifier en amont les utilisateurs finaux.
• La migration vers de nouveaux services cloud peut être une bonne opportunité pour migrer vers un réseau décentralisé en installant des liens internet locaux sur les sites distants ou alors en fiabilisant ceux déjà existants. Les liaisons fibres sont à privilégier, du fait de l’agilité à faire évoluer les débits sur ce type de support.
• Au-delà des liens réseaux, il ne faut pas négliger la remédiation des équipements réseau et sécurité. Pour cela, la mise en place d’un fichier d’inventaire répertoriant l’ensemble (l’exhaustivité) des équipements à migrer est nécessaire. Cela permettra, d’une part, d’avoir un état de l’existant et d’autre part d’évaluer la complexité pour atteindre la cible souhaitée.
• Les solutions O365 génèrent un nombre de connexions importantes, qui peut surprendre au début. Il sera donc nécessaire de revoir le dimensionnement des proxys et firewalls pour pouvoir être en mesure de gérer l’ensemble des flux liés aux nouveaux services Microsoft. La multiplication des liens réseaux (MPLS, Internet, Back-up…) peut également engendrer un déficit d’interfaces disponibles sur les différents équipements.
• Une migration vers le cloud est une opportunité pour l’entreprise de mettre à jour le parc Télécom en renouvelant des équipements bientôt obsolètes voir même migrer complètement vers des nouveaux services plus modernes et performants.
• Dernier point, qui n’est pas des moindres et qui permettra d’éviter de mauvaise surprise, il est primordial d’étudier l’interopérabilité des outils et applications existants lorsqu’ils ne sont pas remplacés par les services Office 365 souscrits. Cette nouvelle suite O365 est-elle compatible avec mes applications existantes ? Comment ceux-ci s’intègrent-ils au sein des nouveaux outils ? Autant de questions qu’il faut se poser et étudier pour les applications métiers, la téléphonie, la visioconférence ou encore l’antivirus.

Réussir sa transition vers 0365

Bien réussir sa transformation c’est identifier les bénéficiaires finaux de cette migration et les usages que chacun va faire de ce nouvel outil qu’est la solution Office 365 : quelles fonctionnalités vont utiliser les collaborateurs : La suite dans son intégralité, ou uniquement les outils bureautique ? La visio ou que les outils de collaboration (Teams, Sharepoint) ? Pour répondre à ces questions, des Use Case sont définies puis testées ensuite. Elles sont primordiales pour déterminer l’architecture cible et surtout le dimensionnement de celle-ci.

Comme ces utilisateurs vont voir leurs habitudes modifiées, il est important de palier à tout type de rejet et de réduire au maximum les impacts de cette transition. Pour ce faire, une gestion de projet rigoureuse est de mise. Elle passe par :

• La mise en place d’un projet pilote permettant de tester tous les différents profils utilisateurs.
• Le déploiement d’un plan de migration complet
• La planification détaillée de la migration

Néanmoins, cette gestion de projet assidue doit être accompagnée d’une communication performante et surtout permanente. Il faut toujours communiquer avant, pendant et après la migration. Tout d’abord, communiquer vers les utilisateurs sur les bonnes pratiques à suivre, ensuite communiquer sur la problématique de support et former les équipes sur les nouveaux process, cela va permettre de gagner en efficience au niveau de la gestion des ressources. Il est primordial d’avoir un sponsoring fort.

Vous l’aurez compris tout au long de cet article, la réussite d’un projet de migration vers Office 365 dépend avant tout de la qualité de la préparation qui lui sera accordée. Il s’agit d’un projet transverse qui nécessite d’impliquer l’ensemble de l’entreprise dès le départ. C’est pourquoi il faut une gestion de projet la plus complète possible, une communication permanente au niveau de l’entreprise et non pas seulement de la DSI. Une attention particulière doit également être portée, en amont, à l’infrastructure réseau, ce qui permettra d’absorber la charge de migration et de la rendre la plus transparente possible pour les utilisateurs.