Le pilotage économique des DSI : de l’allocation à la refacturation

Les DSI, nous sommes nombreux à la connaître ou du moins à bénéficier de ses services, mais savons-nous vraiment comment elles gèrent leurs coûts et si leur rôle se limite à cela ?

Dans un contexte de forte pression économique, les DSI doivent être en mesure de piloter et maîtriser leurs coûts informatiques pour assurer la pérennité et la compétitivité de l’entreprise. C’est d’ailleurs le premier enjeu stratégique de la majorité des DSI comme le montre l’étude menée par PWC en 2016 sur 21 DSI dans des secteurs variés dont les résultats sont accessibles dans le livre blanc « comment mieux piloter la performance économique de sa DSI ? » : la maîtrise et le pilotage des coûts est le premier objectif stratégique de 71% des DSI interrogées.

Afin de répondre à cet objectif la DSI doit d’une part améliorer le pilotage de ses coûts et d’autre part choisir un modèle de financement adapté. C’est sur ce dernier axe que nous nous pencherons dans cet article en décrivant deux modèles de financement distincts pouvant coexister : le modèle d’allocation et le modèle de refacturation à l’usage.

Comme toute structure au sein de l’entreprise la DSI a besoin de financements pour permettre le bon fonctionnement de l’activité du métier et le plus souvent ce financement s’effectue selon le modèle d’allocation. Ce modèle induit mécaniquement que la DSI est un centre de coûts et qu’elle n’apporte pas de valeur économique à l’entreprise : une clef d’allocation où figure chaque entité cliente de la DSI est définie selon un indicateur de taille (CA, masse salariale). Ces entités financent alors soit un budget prédéterminé, aussi appelé mode forfaitaire, soit les coûts constatés en fin de mois ou d’année.

Modèle de répartition des coûts IT basé sur le nombre d’utilisateurs de services IT

 

Ce modèle présente de nombreuses limites : premièrement il suppose que plus une entité est importante en taille plus elle consomme de services IT et donc plus elle finance la DSI.

Ensuite, dans le cas de facturation des coûts constatés, la DSI aura des difficultés à expliquer certains coûts mutualisés entre certaines entités ne pouvant proposer autre justification au montant facturé que la répartition induite par la clef d’allocation.
Enfin, cette méthode a pour dernière limite, et non des moindres, un manque de sensibilisation du métier à leur consommation en SI. En effet, le métier ne constate pas directement l’impact financier qu’entraîne ses demandes ni le budget nécessaire au bon fonctionnement des applications/plateformes existantes.

Rappelons enfin que selon ce modèle d’allocation, la DSI ne dégage aucune marge ne facturant que ces coûts IT. Ce modèle est aujourd’hui le plus largement pratiqué (82% des DSI interrogés par PWC utilisent la méthode d’allocation).

 

Zoom sur la refacturation à l’usage

Complémentaire à la méthode d’allocation, la refacturation à l’usage consiste à une facturation client basée sur l’usage des plateformes, le volume de demandes ou toute autre unité d’œuvre. Généralement, une GIE Informatique (Groupement d’Intérêt Economique) est mise en place et vend ses prestations informatiques. Le budget de la DSI est alors décidé par les Métiers choisissant de consommer parmi les services informatiques mis à leur disposition, ceux qu’ils jugent créateurs de valeur. Dans ce cas de figure, c’est à la DSI de s’adapter pour répondre aux besoins de ses clients.

La refacturation à l’usage laisse le choix à la DSI entre deux modes de refacturation : le mode forfaitaire ou la redistribution des coûts constatés.

Le premier tend à rassurer les Métiers qui ont alors une visibilité sur le budget à engager, le second est plus proche de la réalité mais demande une gestion administrative conséquente.

En utilisant la refacturation à l’usage la DSI doit être garante de la qualité du chiffrage de ses prestations afin d’être en mesure de détailler les factures envoyées aux Métiers. Le chiffrage des prestations se base sur le budget annuel de la DSI dont on distingue les coûts directement imputables à chaque Métier et les coûts indirects qui eux seront répartis entre les métiers selon l’unité d’œuvre choisie. Les coûts propres à la DSI sont eux aussi à inclure : formations, coûts de fonctionnements…

Cette méthode de refacturation à l’usage répond à plusieurs enjeux :

  • Répondre à l’organisation du pilotage global de l’entreprise avec des comptes d’exploitation par entité
    • Développer la culture de gestion et de service au sein des entités
    • Ventiler les budgets informatiques sur les décideurs effectifs
    • Lier les investissements faits sur le SI et ses coûts de fonctionnement à la production de l’entreprise
  • Améliorer la relation entre la DSI et ses clients
    • Responsabiliser les métiers en les encourageant à contrôler leurs demandes
    • Assurer la transparence et la traçabilité des coûts
    • Faciliter l’acceptation de la mutualisation de certaines ressources
    • Orienter la gouvernance autour d’une relation Client / fournisseur
    • Prouver la création de valeur par le SI auprès des métiers
  • Améliorer le pilotage interne de la DSI
    • Mettre en concurrence ou benchmarker la DSI avec le marché
    • Sensibiliser la DSI sur ses coûts d’opérations et sa performance économique par rapport au marché́
    • Connaître le coût complet de ses prestations
    • Responsabiliser les métiers de la DSI sur leurs engagements
    • Benchmarker le coût des services d’infrastructure

 La finalité du modèle de refacturation est d’aboutir à un système vertueux dans lequel, d’une part, les métiers sont responsabilisés sur leurs demandes et ont des leviers de maîtrise de leurs dépenses ; d’autre part, la DSI a les moyens de négocier avec les clients sur les prestations à fournir et de définir avec eux les investissements à effectuer.

Il faut toutefois souligner qu’adopter ce modèle nécessite une forte maîtrise du pilotage des coûts avec des processus matures et industrialisés comme indiqué dans la méthode ITIL sur les processus de gestion financière de la DSI.

La diversité des clients de la DSI peut amener à avoir une logique d’allocation ou de refacturation différente. Les différents acteurs de l’entreprise peuvent avoir une logique différente de suivi compromettant la réalisation d’un système unique d’allocation ou de refacturation.

 

 

Si la DSI n’a pas atteint une taille critique ou que la dépense informatique n’est pas jugée conséquente par la direction Générale il peut donc être préférable de rester sur une méthode d’allocation.

 

Développement de la méthodologie de refacturation à l’usage dans les entreprises

La refacturation à l’usage présente de nombreux avantages mais reste complexe à mettre en place car la DSI a bien souvent du mal à évaluer l’ensemble de ses coûts et de ses budgets. De nombreuses entreprises envisagent cette méthode mais seule une minorité la met en pratique.

D’après l’étude 2016 de PWC menée sur un panel de 21 DSI de toutes tailles et dans les secteurs de la distribution, du luxe, de l’industrie, des télécommunications et des services financiers, la refacturation à l’usage ne concernait que 18% d’entre elles.
Une véritable prise de conscience est nécessaire, non pas seulement au sein de la DSI, mais dans toutes les parties prenantes faisant usage des services de la DSI, afin de pouvoir implémenter le modèle de refacturation sans discorde.

Avec une expérience des métiers IT proche des 20 ans, Beijaflore accompagne les DSI dans la maîtrise et le pilotage de leurs coûts. Les compétences et les profils Beijaflore variés tels que : contrôleur de gestion, Budget Manager, PMO, chef de projets… permettent de mettre en œuvre cette transition vers la refacturation à l’usage.

 

Sources :

http://www.indexel.net/management/refacturation-en-interne-des-prestations-informatiques-mode-d-emploi.html

https://www.pwc.fr/fr/decryptages/transformation/pilotage-economique-de-la-dsi-vers-un-modele-de-financement-lusage.html

https://www.cigref.fr/benchmarking-analyse-couts-informatiques-modele-piloter-performance-

https://www.cigref.fr/benchmarking-analyse-couts-informatiques-modele-piloter-performance-economique-it-mise-a-jour-2018